Ініціаторами заходу стали Гадяцька райдержадміністрація, Інститут історії України Національної Академії Наук України, Інститут української археографії та джерелознавства ім. М. Грушевського, Науково-дослідний інститут козацтва, Полтавський національний педагогічний університет ім. В.Г. Короленка.
У роботі науково-практичної конференції взяли участь відомі історики України та Польщі: Юрій Мицик - доктор історичних наук, професор Національного університету «Києво-Могилянська академія», Петро Кулаковський - доктор історичних наук, професор Національного університету «Острозька академія», Пьотр Крооль - професор Варшавського університету, Віктор Брехуненко - доктор історичних наук, професор, завідувач відділу Інституту української археографії та джерелознавства ім. М. Грушевського НАН України, Тарас Чухліб - доктор історичних наук, провідний науковий співробітник Інституту історії України НАН України, Дмитро Вирський - доктор історичних наук, старший науковий співробітник Інституту історії України НАН України.
Метою конференції є підтвердження статусу гетьманської столиці м. Гадяча за допомогою історичних досліджень, привернення уваги громадськості, органів влади всіх рівнів до відродження славної історії міста, його статусу і значення та напрацювання дієвих механізмів та планів реалізації поставлених завдань.
Не помилюся, якщо скажу, що найбажанішим гостем конференції став її ініціатор наш земляк, краєзнавець, актор і режисер кіностудії ім. О. Довженка Володимир Костюк. У своєму вітанні до присутніх Володимир Степанович наголосив: «Я пишаюся тим, що я гадячанин, і хочу, щоб всі гадячани також гордилися тим, що народилися у такому славному місті».
Привітали учасників заходу голова Гадяцької РДА Ірина Гулей та міський голова Тетяна Савченко.
У фойє училища культури були представлені виставка книг бібліотеки навчального закладу та виставка студентських робіт спеціалізації декоративно-прикладного мистецтва. Свої роботи представило Полтавське поліграфічне підприємство. Усі виставки були присвячені історії міста Гадяча, Полтавщини, становленню козацтва. Редакція газети «Базар Медіа в Україні» презентувала свої власні календарі «Пишемо історію разом», випущені за кошти рекламодавців – приватних підприємців міста. Календарі подаровані гостям – відомим історикам, представникам навчальних закладів та бібліотек району, колегам з обласних ЗМІ.
5 лютого в рамках науково-практичного заходу для гостей проведено екскурсійну програму «Гадяч – Лютенька».
