Світ не стоїть на місці, і діловодство це теж стосується. Пішов далеко той час, коли співробітникам доводилося вести паперовий документообіг, використовуючи, при цьому, товсті стоси паперу. Кожний документ доводилось роздруковувати в кількох примірниках, тим самим витрачаючи багато зайвого часу. Сьогодні, для всіх керівників підприємств та співробітникам бізнесу запропонований електронний документообіг, що значно спрощує виготовлення довідок, звітів на підготовку документів будь-якого спрямування. На сайті Zvitmarket можна легко знайти багато важливої та цікавої інформації стосовно цифрових документів, електронних підписів та тд.
Переваги цифрового документування
- допомагає швидко захистити докази;
- забезпечує величезну економію часу, коли потрібна документація;
- економить гроші, скорочуючи необхідний час до 75%.
На перший погляд, професійний додаток або програмне забезпечення для проектної документації, природно, коштує грошей. Однак відповідна економія часу з лишком окупається фінансово. Кілька клацань миші, щоб заповнити документацію, і автоматичне виставлення рахунків у порівнянні з ручною паперовою роботою говорять самі за себе.
Кожен співробітник відділу може:
- Документувати загальну інформацію в електронному вигляді.
- Створювати архіви фотографій за допомогою смартфона чи планшета.
- Самостійно визначати різні розташування на карті.
- Додавати ідентифікаційний код на вимогу.
Чи можна працювати поза офісом?
Якщо раніше співробітник повинен був створювати документи за допомогою стаціонарного персонального комп’ютера виключно в офісі і за робочим столом, то зараз можливості розширились. Людина може працювати не просто вдома, або в будь-якій точці планети, але навіть за допомоги мобільного пристрою. Сучасні смартфони налаштовані на виконання будь-яких задач, серед яких підтримка програмного забезпечення для створення електронної документації. Створити рахунок на оплату, або звіт для керуючого органу можна сидячи вдома на улюбленій канапі.
Працюйте в автономному режимі: записуйте дані та відправляйте їх в офіс пізніше
Працівник має змогу працювати не лише дистанційно, виходячи з місця знаходження, але й віртуально у часі. Зроблений документ можна зробити заздалегідь, а надіслати в офіс тоді, коли виникне потреба.
Найчастіше, ви отримуєте всі документи в цифровому вигляді через інтерфейс адміністрування. Проміжний і остаточний звіти зберігаються у форматі PDF одним натисканням кнопки, тому зберігаються у безпечний спосіб із зазначенням дати та часу. Всі процеси зберігаються як готовий документ і в хмарі. Тут також можна створювати та контролювати проекти.
Фактична цифрова документація відбувається через смартфон або планшет. За допомогою чотирьох простих кроків ви можете зберігати дані, фотографії, місцезнаходження та ідентифікаційний код. Інформація доступна компанії в офісі в режимі реального часу. Робота документується всього за кілька секунд – максимальна оптимізація процесу.
Найбільшою перевагою оцифрування є величезна економія часу завдяки автоматичним процесам. Крім того, рівень помилок також зменшується. Результатом цифрової документації є повні та дуже детальні звіти - і це одним натисканням кнопки.
З використання спеціальних програм, ви отримуєте документацію, яка індивідуально підібрана для компанії у форматі PDF. Крім того, програма документації автоматично створює відповідну заяву для всіх ваших проектів. Записані дані, фотографії та маркери розташування професійно розміщені. Тож ви можете створювати сотні сторінок звітів лише одним клацанням миші. Кожен, хто сьогодні покладається на електронну документацію, отримує багато переваг.
